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Assistant administration et organisation interne (h/f)
  • VALENCE
  • Titulaire ou CDD
  • Temps complet
  • Réf: 00010/SIVV
  • Date de publication: 04/06/2021
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Votre mission

Sous de la responsable du pôle administration, Organisation Interne et Qualité l'assistant intervient en appui en transversalité dans le cadre de l'organisation interne des services du CCAS et de leur fonctionnement.

Dans ce cadre, les missions sont les suivantes.

 

Administration/Secrétariat de Direction

  • Réalise, met en forme les courriers réservés et courriers ordinaires et en assure le suivi
  • Accueille, renseigne et oriente les différents interlocuteurs sur place ou par téléphone
  • Assure la gestion des courriers sous le logiciel Acropolis
  • Assure l'accueil téléphonique
  • Prend des rendez-vous et gère les agendas de la direction et des resprésentations

 

Conseil d'administration : Organisation des conseils d'administration (odre du jour, convocation, logistique, compte-rendu, diffusion, archivage...)

 

Organisation Interne et appui à la gestion des ressources humaines

  • Participe à l'organisation des formations
  • Participe au suivi des fiches emploi
  • Est référent du logiciel Chronotime et du temps de travail (CET, congés...)
  • Assure le suivi des stagiaires et des dispositifs particuliers (services civiques, CME...)

 

Démarche qualité et gestion des risques

  • Centralise et oriente les enquêtes à renseigner
  • Participe au déploiement et à la programmation de la démarche qualité
  • Conseille les services
  • Elabore des procédures
  • Centralise et traite les réponses aux enquêtes de satisfaction
  • Centralise et suit le traitement des PACS et des déclarations obligatoires auprès de l'ARS
  • Suit pas à pas le site interne SSIAD

 

Copropriété et bâtiment  : Assure le lien avec la copropriété

 

Communication : réalise la communication du CCAS

 

Votre profil

  • Bac à bac + 2 (secrétariat, assistant de direction,...)
  • Connaissance de l'environnement du poste : les services internes au CCAS, des acteurs institutionnels et des partenaires
  • Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
  • Techniques liées à l'accueil physique et téléphonique
  • Techniques liées à la gestion administrative : prise de rendez-vous, classement, archivage...
  • Techniques liées au secrétariat : dactylographie, écriture abrégée, prise de note, rédaction de compte rendu, mailing...
  • Capacités rédactionnelles et de synthèse
  • Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
  • Techniques informatiques, bureautiques et logiciels spécifiques, (Word, Excel, ppt et Acropolis)
  • Notions réglementaires dans le domaine d'activité du service
Qui sommes nous?

Le Centre communal d'action sociale (CCAS) est l'institution de l'action sociale locale par excellence.

Il anime une action générale de prévention et de développement social dans la commune, en liaison étroite avec les institutions publiques et privées. Etablissement autonome, gestionnaire d'un service de repas à domicile, d'un pôle animation et vie sociale, d'un pôle Solidarités, d'une épicerie solidaire, il emploie environ 120 agents au service et à proximité des Valentinois. Il dispose d'un accueil unique qui informe et oriente les usagers dans tous les domaines touchant au social et aux personnes âgées.

Informations complémentaires

Cadre de travail :

  • Poste à temps complet
  • Recrutement statutaire, à défaut contractuel d'un an renouvelable, cadre d'emploi des adjoints administratifs (catégorie C)
  • Rémunération statutaire + IFSE + prime annuelle
  • Peut être régisseur de recette et/ou d'avance

 

Plus de renseignement auprès de :

  • Anne-Sophie MARTIN, Responsable du service administration et organisation interne , 04 75 79 21 58
  • Célia CHATELARD, Direction commune des relations humaines, 04 75 81 30 43

 

Motivé(e) par cet emploi? Merci d'envoyer votre candidature avant le 24 juin 2021.

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Candidature spontanée / Stage