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Assistant administratif - Direction Sports Culture Evènementiels et Vie Associative (h/f)
  • VALENCE
  • Titulaire ou CDD
  • Temps complet
  • Réf: 00717/SIVV
  • Date de début: 04/05/2022
  • Date de publication: 04/05/2022
  • Date de clôture: 04/06/2022
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Votre mission

Votre mission :

Participer au bon fonctionnement d'un service ou d'une équipe par la réalisation de missions d'ordre administratif, comptable et d'accueil dans un esprit de polyvalence

 

Activités principales

 

Planification des équipements :

  • Assurer la saisie de données et la mise à jour quotidienne des créneaux d'occupation des équipements à partir du logiciel GMA
  • Participer aux réunions d'instruction de créneaux
  • Gèrer les demandes et assure les réponses par mail et par courrier
  • Suivre administrativement les salles et les gymnases

 

Gestion des coupons sport :

  • Suivre les dossiers, courriers aux partenaires et aux associations, flyers explicatifs, bilan

 

Gestion des inscriptions sportives :

  • Pendant les vacances, prévoir une semaine d'inscription (avec fin de travail à 19h) à chaque période de vacances, permanence, contact avec le public
  • Gestion et lancement des mercredis sportifs
  • Vous êtes également le Régisseur de recette, de caisse et/ou d'avance. Vous faîtes de l'encaissement, de la vérification et l'établissement des bordereaux et du dépôt à la trésorerie, du paiement des dépenses, du traitement des factures

 

Ressources humaines :

  • Paye décentralisée : centralise et gère des heures de travail des divers personnels (vacataires, heures supplémentaires,...) et effectue soit le paiement directement, soit la transmission des justificatifs vers les directions concernées (DRH)
  • Met à jour l'outil Chronotime (horaires, congés, absences...)

 

Gestion financière :

  • Participer à la gestion du budget
  • Préparation : mise en forme des données fournies, élaboration de tableaux de bord, etc...
  • Exécution : établissement et traitement des bons de commandes, transmission pour signature, engagement et suivi des crédits par commandes, traitement des factures par pré mandatements, etc...
  • Clôture de l'exercice budgétaire : solde les crédits après la date de clôture des mandatements, préparation des opérations de reports d'investissement et rattachements en fonctionnement, etc...

 

Activités complémentaires

 

Vous pourrez être amené à faire de l'accueil physique et téléphonique, de la gestion de courrier et du secrétariat de direction.

Vous pourrez également être amené à participer au suivi des subventions et conventionnement administratif sport et culture.

Le cas échéant, vous serez associé au suivi administratif du Conseil Municipal sport et culture

Votre profil

 

Techniques liées à la gestion administrative, l'accueil physique et téléphonique

Notions réglementaires dans le domaine d'activité du service

Techniques informatiques : messagerie électronique, internet, techniques bureautiques, logiciels spécifiques (Sedit Marianne, demabox, GMA, Chronotime, RH, AWS, e-travaux, Acropolis)

Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire

Connaissance des principales règles comptables et des régies d'avance et de recette

La connaissance de l'environnement du poste : les services et leur organisation ainsi que les différents interlocuteurs sera un plus très apprécié

Qui sommes nous?

LA VILLE DE VALENCE (DRÔME) se situe au centre d'une agglomération de 215 000 habitants.

Participer au développement sportif et associatif de la Ville de valence vous motive ? Faites partie des 1000 agents de la Collectivité qui mettent leurs compétences au service de la Ville.

Informations complémentaires

Conditions d'exercice :

 

- Travail sur écran

- Contact avec le public, les associations, les enseignants

- Activité quotidienne diversifiée

- Confidentialité

- Peut-être amené à travailler dans un environnement technique

- Peut-être amené à travailler le week-end ou en soirée

- Peut-être régisseur de recette et/ou d'avance

- Recrutement par voie statutaire ou contractuelle (CDD d'un an) en référence au cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux (C)

 

Avantages

  • Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + prime annuelle 
  • Participation de la collectivité aux frais de transports et de restauration
  • Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance

 

Informations complémentaires :

Evariste MARTIN, Responsable du Pôle administration et finances, 04 75 79 23 60

Estelle COSTECHAREYRE, Chargée de recrutement, 04 75 70 78 70

 

Pour candidater, envoyer CV + lettre de motivation avant le 4 juin 2022.

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